1.      Umowa nr [XXX] zawarta w dniu [XXX] w Chyliczkach pomiędzy Usługodawcą / Przetwarzającym Erkwadrat sp. z o.o. z siedzibą w Chyliczkach, ul. Letnia 16, 05-510 Chyliczki, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000726873, NIP 1231394399, REGON 369938128, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000,00 zł zwaną dalej "ER2" lub "Przetwarzający" a Klientem / Administratorem [XXX] łącznie zwanymi dalej "Stronami".

2.      Celem niniejszej Umowy jest udostępnienie oprogramowania ER2 oraz świadczenie usług z nim związanych.

3.      Przedmiotem Umowy jest:

a)      Udostępnienie systemu informatycznego HaeR2 (oprogramowanie ER2) w środowisku internetowym posadowionym na serwerach dedykowanych homecloud.pl

b)     Świadczenie usług wsparcia i serwisu dla oprogramowania ER2

c)      Udzielenie Klientowi na czas obowiązywania Umowy licencji na korzystanie z oprogramowania ER2 dla obsługi pracowników, za których wnoszona jest opłata.

d)     Obsługa zleceń dodatkowych (rozwojowych) na podstawie warunków ustalonych z Klientem.

4.      ER2 zapewnia, że udostępnione oprogramowanie ER2 obejmuje co najmniej następujące funkcjonalności:

a.      Ewidencja pracowników i wielopoziomowej struktury podległości.

b.     Pełna funkcjonalność wyliczania i ewidencji urlopów zgodnie z prawem pracy

c.      Składanie wniosków urlopowych przez pracowników.

d.     Akceptacja wniosków urlopowych przez przełożonych lub wskazane osoby w organizacji.

e.      Rejestracja niezdolności do pracy (zasiłki, chorobowe, macierzyński, itd.)

f.        Rejestracja delegacji, szkoleń i innych nieobecności  

g.      Obsługa kalendarza pracownika

h.      Dostęp do kalendarzy innych pracowników

i.        Obsługa ról kierowników, zwykłych pracowników, pracowników HR.

j.        Zapewnienie bezpieczeństwa logowania (mocne hasła, ich zmiana, blokowanie logowań).

k.      2FA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe) na życzenie Klienta.

5.      ER2 zobowiązuje się do świadczenia Usług z należytą starannością, przestrzegania zasad i procesów, oraz współpracy z Klientem.

6.      ER2 oświadcza, że posiada odpowiednią wiedzę, wykwalifikowany personel, jest twórcą oprogramowania ER2 i posiada do niego pełne prawa.

7.      Klient zobowiązuje się do aktywnej współpracy, terminowego przekazywania niezbędnych danych oraz terminowej zapłaty wynagrodzenia.

8.      ER2 wykona nieodpłatnie parametryzację i wdrożenie oprogramowania oraz konwersję niezbędnych danych na podstawie danych przekazanych przez Klienta w formacie udostępnionym przez ER2.

9.      Terminem rozpoczęcia świadczenia usług oraz rozpoczęcia płatności jest dzień zakończenia parametryzacji i wdrożenia oprogramowania ER2, potwierdzony przez Strony.

10. ER2 zapewni możliwość korzystania z Oprogramowania ER2 przy utrzymaniu dostępności na poziomie 99% w dni robocze w godzinach 8:00 - 18:00.

11. ER2 będzie świadczyć serwis udostępnionego oprogramowania, w tym usuwanie błędów:

a)      błędy krytyczne, czyli uniemożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji zostaną naprawione w ciągu 1 dnia roboczego

b)     pozostałe błędy zostaną naprawione w terminie do 28 dni.

12. Zmiany funkcjonalne wynikające z obowiązujących regulacji prawnych (polskich i unijnych) są wykonywane nieodpłatnie i wdrażane cyklicznie.

13. Klient może zamówić rozszerzenie funkcjonalne oprogramowania ER2. W takim przypadku ER2 przygotowuje wycenę i harmonogram prac. Stawka za 1 godzinę prac rozwojowych wynosi 200,00 PLN netto. ER2 może odmówić wykonania rozszerzenia bez podania przyczyny.

14. Miesięczne wynagrodzenie za udostępnienie oprogramowania oraz świadczenie usług wsparcia wynosi 5,00 PLN netto za pracownika, powiększone o należny podatek VAT.

15. Kwota faktury jest iloczynem liczby unikalnych pracowników, którzy zalogowali się do systemu w danym miesiącu oraz stawki jednostkowej 5,00 PLN netto.

16. Płatność odbywa się z dołu za każdy miesiąc świadczenia Usług, na podstawie faktury wystawianej przez ER2 na koniec miesiąca kalendarzowego, płatnej w terminie 7 dni od daty jej wystawienia.

17. Faktury będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Płatności należy dokonywać przelewem na rachunek bankowy ER2, z dopiskiem zawierającym numer Klienta.

18. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

19. W przypadku braku zaksięgowania płatności na rachunku ER2 w ciągu 7 dni od upływu terminu płatności faktury, ER2 ma prawo do natychmiastowego zablokowania dostępu do systemu. Brak płatności w ciągu 7 dni od terminu płatności jest równoznaczny z wypowiedzeniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

20. ER2 może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku naruszenia przez Klienta jego zobowiązań, a także z ważnych przyczyn związanych z funkcjonowaniem spółki.

21. Klient może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

22. W okresie obowiązywania Umowy ER2 pozostaje jedynym podmiotem uprawnionym do rozporządzania swoimi prawami wyłącznymi (m.in. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, prawa własności przemysłowej), które stanowią element jej kapitału intelektualnego, a także wszystkimi innymi udostępnionymi Klientowi prawami własności intelektualnej oraz prawami know-how.

23. W ramach opłaty za udostępnienie oprogramowania ER2, ER2 z dniem zawarcia Umowy udziela Klientowi na czas obowiązywania Umowy, niewyłącznej licencji upoważniającej Klienta do korzystania z oprogramowania ER2.

24. Licencja nie może zostać wypowiedziana przez ER2 tak długo, jak Usługi określone w Umowie są świadczone przez ER2 na rzecz Klienta.

25. ER2 zapewnia, że pracownicy ER2 (bądź inne osoby zaangażowane w tworzenie lub zmianę oprogramowania ER2) jako osoby uprawnione z tytułu osobistych praw autorskich do utworu, nie będą wykonywać tych praw w stosunku do Klienta lub jego następców.

26. Strony wyłączają swoją odpowiedzialność z tytułu kar umownych. Wszelka inna odpowiedzialność Stron z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest wyłączona w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

27. Żadna Strona nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań w ramach Umowy w stopniu, w jakim stanowi to rezultat wystąpienia Siły Wyższej.

28. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich pozyskanych w toku realizacji Umowy informacji nieujawnionych do wiadomości publicznej. Strony nie mogą wykorzystywać informacji poufnych w inny sposób niż do celów określonych w Umowie.

29. Administrator/Przetwarzający: Klient jest w rozumieniu RODO Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w systemie, a ER2 jest Przetwarzającym.

30. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania Umowy. Umowa niniejsza stanowi udokumentowane polecenie Administratora, o którym mowa w art. 28 ust. 3 lit. a) RODO.

31. Przetwarzający może przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu określonym w niniejszym paragrafie oraz w zakresie i celu świadczenia Usług określonych w Umowie.

a)      cele przetwarzania: wykonanie Umowy

b)     kategorie osób: osoby, których dane są przetwarzane w ramach prowadzonej przez Administratora działalności wynikającej z Umowy (pracownicy Klienta)

c)      rodzaje danych: dane osobowe zwykłe niezbędne do wykonania Umowy

d)     czas trwania przetwarzania: okres obowiązywania Umowy

e)      obszar przetwarzania: EOG

f)        technologia: przetwarzanie odbywa się przy wykorzystaniu systemów informatycznych. Administrator przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że system będzie posadowiony na infrastrukturze homecloud.pl w formule serwera dedykowanego, a koszty utrzymania ponosi ER2.

32. Obowiązki Przetwarzającego (ER2):

a)      przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora oraz na podstawie Umowy, chyba że obowiązek taki nałoży na niego obowiązujące prawo

b)     nadać upoważnienia do przetwarzania danych wszystkim osobom zaangażowanym w realizację Umowy oraz zapewnić, by osoby te zobowiązały się do zachowania tajemnicy

c)      pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w rozdziale III RODO (prawa osób, których dane dotyczą) oraz w art. 32-36 RODO (bezpieczeństwo, naruszenia, DPIA)

d)     po zakończeniu Umowy, Przetwarzający zwróci lub zniszczy (w sposób i terminie ustalonym z Administratorem) wszelkie powierzone dane, chyba że przepisy prawa nakazują ich przechowywanie

e)      niezwłocznie informować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie stanowi naruszenie RODO

f)        zapewniać wystarczające środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO

g)      współpracować na żądanie z organem nadzorczym

h)      zgłaszanie naruszeń: po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, Przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, jednak w miarę możliwości nie później niż w ciągu 48 godzin od wykrycia naruszenia, zgłasza je Administratorowi. Przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń

i)        transfer poza EOG: Przetwarzający nie będzie przekazywał (transferował) danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

33. Całkowita i łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Przetwarzającego wobec Administratora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym z tytułu niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych, ograniczona jest wyłącznie do udokumentowanej szkody rzeczywistej Administratora (z wyłączeniem w całości utraconych korzyści) oraz ograniczona jest do kwoty opłat z ostatnich 12 miesięcy, wniesionych przez Administratora na rzecz Przetwarzającego z tytułu Umowy.

34. Wszelkie zawiadomienia lub inna korespondencja dokonywana pomiędzy Stronami na podstawie Umowy, będą uznane za skutecznie doręczone, jeżeli zostaną dokonane drogą elektroniczną na adresy e-mail wskazane w komparycji Umowy.

35. Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania Umowy, po bezskutecznej próbie polubownego rozwiązania, zostaną poddane rozstrzygnięciu sądowi właściwemu dla siedziby ER2.

36. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.