1.      Umowa nr [XXX] zawarta w dniu [XXX] w Chyliczkach pomiędzy Usługodawcą / Przetwarzającym Erkwadrat sp. z o.o. z siedzibą w Chyliczkach, ul. Letnia 16, 05-510 Chyliczki, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000726873, NIP 1231394399, REGON 369938128, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000,00 zł zwaną dalej "ER2" lub "Przetwarzający" a Klientem / Administratorem [XXX] łącznie zwanymi dalej "Stronami".

2.      Celem niniejszej Umowy jest udostępnienie oprogramowania ER2 oraz świadczenie usług z nim związanych.

3.      Przedmiotem Umowy jest:

a)      Udostępnienie systemu informatycznego HaeR2 (oprogramowanie ER2) w środowisku internetowym posadowionym na serwerach dedykowanych homecloud.pl

b)     Świadczenie usług wsparcia i serwisu dla oprogramowania ER2

c)      Udzielenie Klientowi na czas obowiązywania Umowy licencji na korzystanie z oprogramowania ER2 dla obsługi pracowników, za których wnoszona jest opłata.

d)     Obsługa zleceń dodatkowych (rozwojowych) na podstawie warunków ustalonych z Klientem.

4.      ER2 zapewnia, że udostępnione oprogramowanie ER2 obejmuje niżej wymienione funkcjonalności i posiada niżej wymienione cechy:

a)      Obsługa ZUS: Obsługa comiesięcznego rozliczenia składek ZUS. Obsługa zgłoszeń pracowników do ZUS. Zautomatyzowany interfejs do systemu Płatnik.

b)     Obsługa US: Naliczanie zaliczek na podatek dochodowy. Rozliczenie rocznych PIT-11 i przekazywanie danych do US za pomocą zautomatyzowanego interfejsu.

c)      Obsługa wynagrodzeń: Obsługa wynagrodzeń z umowy o pracę, umowy o współpracę, umowy zlecenia. Zróżnicowane i parametryzowane składniki wynagrodzenia - wynagrodzenie zasadnicze, dodatki do wynagrodzenia, premie i wynagrodzenia dodatkowe. Wynagradzanie z tytułu nadgodzin i dyżurów. Wynagrodzenia twórców.

d)     Obsługa godzin nadliczbowych: Rejestracja godzin nadliczbowych przez pracowników lub przez przełożonego. Akceptacja zarejestrowanych godzin. Naliczanie wynagrodzenia dla pracy w nadgodzinach.

e)      Obsługa dyżurów: Planowanie dyżurów przez pracownika lub przez przełożonego. Akceptacja dyżurów przez przełożonego. Rejestracja dyżurów przez pracownika lub przez przełożonego. Akceptacja zarejestrowanych godzin. Naliczanie wynagrodzenia dla pracy na dyżurach.

f)        Rejestracja czasu pracy: Rejestracja czasu pracy przez pracowników lub przez przełożonego. Akceptacja zarejestrowanych godzin. Naliczanie wynagrodzenia w oparciu o zarejestrowany czas pracy.

g)      Rejestracja czasu pracy poprzez interfejs plikowy: Zasilanie rejestrów czasu pracy za pomocą plików wczytywanych z zewnętrznych systemów rozliczeniowych.

h)      Obsługa zadań: rejestracja czasu pracy na definiowane kategorie zadań przypisywane do pracowników.

i)        Dokumentacja czynności twórczych: Dokumentacja czynności twórczych dla pracowników korzystających z 50% kosztów uzyskania przychodów z tytułu prac twórczych. Akceptacja czynności twórczych przez przełożonych.

j)        Obsługa urlopów: Planowanie, rejestracja urlopów. Proces akceptacji urlopów. Obsługa urlopów standardowych, okolicznościowych, specjalnych, na żądanie. Obsługa urlopów zaległych. Obsługa wymiaru urlopu.

k)      Zwolnienia lekarskie: Obsługa zwolnień lekarskich. Obsługa wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego. Wczytywanie zwolnień z eZUS / PUE ZUS.

l)        Zasiłki: Obsługa zasiłku macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego, świadczenia rehabilitacyjnego.

m)   Obsługa zaliczek: Obsługa zaliczek wypłacanych pracownikom. Rozliczanie zaliczek w ciężar rachunków delegacji lub w ciężar rachunków bieżących. Zwrot zaliczek ręczny i automatyczny.

n)      Obsługa potrąceń: Obsługa potrąceń z wynagrodzenia. Obsługa alimentów, egzekucji, kar i obciążeń dobrowolnych. Automatyczne potrącanie kwot z wynagrodzeń z uwzględnieniem kwot wolnych w trybie jednorazowym i cyklicznym.

o)      Obsługa rachunków / faktur : Obsługa rozliczania rachunków i faktur. Rozliczanie w dobro pobranej zaliczki, w dobro służbowej karty płatniczej, poprzez zwrot środków dla pracownika lub dla kontrahenta.

p)     Obsługa kart płatniczych: Obsługa służbowych kart płatniczych pracowników. Rozliczanie rachunków / faktur opłaconych kartami. Obsługa spłat kart.

q)     Obsługa delegacji służbowych: Obsługa delegacji krajowych i zagranicznych. Rozliczanie zaliczek, rachunków i faktur, przejazdów, ryczałtów hotelowych, wymiany walut.

r)       Obsługa procesu szkoleń: Obsługa procesu planowania i realizacji szkoleń. Akceptacja szkoleń przez przełożonego. Obsługa katalogu szkoleń.

s)      Obsługa eLearningu: Obsługa procesu eLearningu obejmująca planowanie, przygotowanie szkoleń, przekazywanie szkoleń do pracowników, monitoring realizacji szkoleń, przypominanie i ponaglanie.

t)       Zarządzanie przez cele: Obsługa procesu stawiania i rozliczania celów pracowniczych

u)     Obsługa ocen pracowniczych: Obsługa procesu pracowniczych ocen okresowych. Trzystopniowy proces oceny samooceny, oceny przełożonego i oceny wspólnej.

v)      Obsługa ankiet i badania satysfakcji: Obsługa procesu ankietowania i badania satysfakcji pracowników. Mechanizm przekazywania ankiet do pracowników, monitorowania wypełniania ankiet, przypomnień i ponagleń, zbierania i podsumowywania danych.

w)    Obsługa kompetencji i ścieżek kariery: Obsługa zmieniających się kompetencji pracowników. Przypisywanie, monitorowanie, wyszukiwanie kompetencji. Wspieranie ścieżek kariery.

x)      Obsługa kartoteki pracownika: Obsługa elektronicznej kartoteki pracownika. Definiowalny zestaw atrybutów pracownika. Pełna historia zmian. Wprowadzanie zmian od określonej daty. 

y)      Moduł raportów: Udostępnienie raportów operacyjnych zawierających informacje o bieżących operacjach i rozliczeniach, raportów dotyczących różnych przekrojów danych pracowników oraz raportów zarządczych.   

z)      Statystyki pracownika: Udostępnienie statystyk prezentowanych w graficznej formie dotyczących wynagrodzenia, absencji, czasu pracy pracownika.

aa) Obsługa procesów: Oprogramowanie ER2 działa w oparciu o silnik workflow, który automatyzuje procesy i wymianę dokumentów w organizacji. Sprawy są przesyłane pomiędzy pracownikami organizacji w procesie akceptacji. Kategorie spraw mają zdefiniowany cykl życia i przypisane osoby odpowiedzialne na każdym etapie procesowania.

bb) Interfejsy: W Oprogramowaniu ER2 wbudowane są interfejsy automatyzujące wymianę danych do / z zewnętrznych systemów, takich jak ZUS, US, system księgowy, system bankowy, systemy rejestracji czasu pracy.

cc)  PPK/PPE: Funkcjonalność naliczania i raportowania PPK/PPE

dd) Planowanie i monitorowanie budżetu: W Oprogramowaniu ER2 istnieje funkcjonalność planowania budżetu kadrowego w zadanych terminach w podziale na jednostki organizacji. Zaplanowany budżet podlega monitorowaniu i weryfikacji z punktu widzenia jego wykonania.

ee)  Obsługa dokumentów pracownika: Oprogramowanie ER2 obsługuje repozytorium dokumentów związanych z pracownikiem. Dokumenty można generować w postaci predefiniowanych szablonów

ff)     Boarding: Wsparcie procesu przygotowania pracownika do objęcia nowego stanowiska lub zatrudnienia w organizacji. 

gg)  Obsługa jednostek organizacji: Oprogramowanie ER2 obsługuje strukturę jednostek organizacji wraz z ich wielowymiarową podległością oraz podziałem na zespoły organizacyjne w ramach jednostek.

hh) Uprawnienia: W Oprogramowaniu ER2 jest zaimplementowany rozbudowany moduł uprawnień umożliwiający definiowanie zakresu dostępu do poszczególnych funkcjonalności za pomocą ról oraz definiowanie podzbioru pracowników, do obsługi których jest uprawniony dany użytkownik Systemu. 

ii)      Zapytania do HR: Oprogramowanie ER2 wspiera komunikację pracowników organizacji z działem HR za pomocą czatu.

jj)      Obsługa przełożonych / podwładnych: W Oprogramowaniu ER2 definiuje się wielowymiarowe drzewo podległości służbowej. Pracownicy posiadają swoich przełożonych. Kierownicy mogą posiadać zróżnicowane prawa do obsługi swoich bezpośrednich i pośrednich podwładnych.  

kk)  Obsługa zadań: Oprogramowanie ER2 prezentuje w przejrzysty sposób sprawy / zadania HR przypisane do wykonania przez danego użytkownika.

ll)      Obsługa wymagań okresowych: W Oprogramowaniu ER2 jest zdefiniowana obsługa okresowych wymagań pracowniczych (medycyna pracy, badania okresowe, itd.). Dla wymagań okresowych działają funkcje przypomnień i ponagleń.

mm)                   Obsługa procesu rekrutacji: W Oprogramowaniu ER2 jest wbudowany mechanizm wspierania procesu rekrutacji pracowników do organizacji. Mechanizm jest oparty o silnik obsługi procesów i umożliwia monitorowanie procesu na każdym etapie jego działania.

nn) Kalkulatory: Oprogramowanie ER2 udostępnia kalkulatory wynagrodzeń umożliwiające symulację wynagrodzenia miesięcznego, rocznego oraz równoważników wynagrodzenia w formule współpracy.

oo) Zróżnicowanie funkcjonalności wg kategorii użytkownika : Oprogramowanie ER2 udostępnia zróżnicowaną funkcjonalność dla następujących kategorii użytkowników: szeregowy pracownik, kierownik zespołu, pracownik HR,  kierownik jednostki

pp) Skalowalność i wydajność: System jest skalowalny i zapewnia wysoką wydajność dla dużych baz pracowników.

qq) Architektura techniczna: Architektura rozwiązania jest oparta o LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP) z lekkim interfejsem WWW. 

rr)     Zgodność z RODO: Oprogramowanie ER2 spełnia restrykcyjne wymagania rozporządzenia o ochronie danych osobowych - RODO. Ochrona dostępu do danych i ich prywatności jest integralną częścią procesu przetwarzania danych na każdym jego etapie a także na etapie projektowania rozwiązania.

ss)  Zabezpieczenia dostępowe: Dostęp do Systemu jest zabezpieczony SSL. Dostęp do Systemu jest zabezpieczony hasłem opartym o restrykcyjną politykę haseł oraz zabezpieczony dodatkowym mechanizmem autoryzacji sesji: hasłem jednorazowym email lub kodem Google Authenticator (2 factor authentification)

tt)     Bezpieczeństwo przetwarzania: System jest posadowiony u wiodącego, polskiego dostawcy hostingowego homecloud.pl, zapewniającego wysoki poziom dostępności, bezawaryjności, ciągłości działania i bezpieczeństwa. Rozwiązanie spełnia Telecommunications Infrastructure Standard for Data Centers oraz standardy europejskie EN, ISO, IEC

5.      ER2 zobowiązuje się do świadczenia Usług z należytą starannością, przestrzegania zasad i procesów, oraz współpracy z Klientem.

6.      ER2 oświadcza, że posiada odpowiednią wiedzę, wykwalifikowany personel, jest twórcą oprogramowania ER2 i posiada do niego pełne prawa.

7.      Klient zobowiązuje się do aktywnej współpracy, terminowego przekazywania niezbędnych danych oraz terminowej zapłaty wynagrodzenia.

8.      ER2 wykona nieodpłatnie parametryzację i wdrożenie oprogramowania oraz konwersję niezbędnych danych na podstawie danych przekazanych przez Klienta w formacie udostępnionym przez ER2.

9.      Terminem rozpoczęcia świadczenia usług oraz rozpoczęcia płatności jest dzień zakończenia parametryzacji i wdrożenia oprogramowania ER2, potwierdzony przez Strony.

10. ER2 zapewni możliwość korzystania z Oprogramowania ER2 przy utrzymaniu dostępności na poziomie 99% w dni robocze w godzinach 8:00 - 18:00.

11. ER2 będzie świadczyć serwis udostępnionego oprogramowania, w tym usuwanie błędów:

a)      błędy krytyczne, czyli uniemożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji zostaną naprawione w ciągu 1 dnia roboczego

b)     pozostałe błędy zostaną naprawione w terminie do 28 dni.

12. Zmiany funkcjonalne wynikające z obowiązujących regulacji prawnych (polskich i unijnych) są wykonywane nieodpłatnie i wdrażane cyklicznie.

13. Klient może zamówić rozszerzenie funkcjonalne oprogramowania ER2. W takim przypadku ER2 przygotowuje wycenę i harmonogram prac. Stawka za 1 godzinę prac rozwojowych wynosi 200,00 PLN netto. ER2 może odmówić wykonania rozszerzenia bez podania przyczyny.

14. Miesięczne wynagrodzenie za udostępnienie oprogramowania oraz świadczenie usług wsparcia wynosi 20,00 PLN netto za pracownika, powiększone o należny podatek VAT.

15. Kwota faktury jest iloczynem liczby unikalnych pracowników, którzy zalogowali się do systemu w danym miesiącu oraz stawki jednostkowej 20,00 PLN netto.

16. Płatność odbywa się z dołu za każdy miesiąc świadczenia Usług, na podstawie faktury wystawianej przez ER2 na koniec miesiąca kalendarzowego, płatnej w terminie 7 dni od daty jej wystawienia.

17. Faktury będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Płatności należy dokonywać przelewem na rachunek bankowy ER2, z dopiskiem zawierającym numer Klienta.

18. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

19. W przypadku braku zaksięgowania płatności na rachunku ER2 w ciągu 7 dni od upływu terminu płatności faktury, ER2 ma prawo do natychmiastowego zablokowania dostępu do systemu. Brak płatności w ciągu 7 dni od terminu płatności jest równoznaczny z wypowiedzeniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

20. ER2 może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku naruszenia przez Klienta jego zobowiązań, a także z ważnych przyczyn związanych z funkcjonowaniem spółki.

21. Klient może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.

22. W okresie obowiązywania Umowy ER2 pozostaje jedynym podmiotem uprawnionym do rozporządzania swoimi prawami wyłącznymi (m.in. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, prawa własności przemysłowej), które stanowią element jej kapitału intelektualnego, a także wszystkimi innymi udostępnionymi Klientowi prawami własności intelektualnej oraz prawami know-how.

23. W ramach opłaty za udostępnienie oprogramowania ER2, ER2 z dniem zawarcia Umowy udziela Klientowi na czas obowiązywania Umowy, niewyłącznej licencji upoważniającej Klienta do korzystania z oprogramowania ER2.

24. Licencja nie może zostać wypowiedziana przez ER2 tak długo, jak Usługi określone w Umowie są świadczone przez ER2 na rzecz Klienta.

25. ER2 zapewnia, że pracownicy ER2 (bądź inne osoby zaangażowane w tworzenie lub zmianę oprogramowania ER2) jako osoby uprawnione z tytułu osobistych praw autorskich do utworu, nie będą wykonywać tych praw w stosunku do Klienta lub jego następców.

26. Strony wyłączają swoją odpowiedzialność z tytułu kar umownych. Wszelka inna odpowiedzialność Stron z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest wyłączona w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.

27. Żadna Strona nie będzie odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań w ramach Umowy w stopniu, w jakim stanowi to rezultat wystąpienia Siły Wyższej.

28. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich pozyskanych w toku realizacji Umowy informacji nieujawnionych do wiadomości publicznej. Strony nie mogą wykorzystywać informacji poufnych w inny sposób niż do celów określonych w Umowie.

29. Administrator/Przetwarzający: Klient jest w rozumieniu RODO Administratorem Danych Osobowych przetwarzanych w systemie, a ER2 jest Przetwarzającym.

30. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania Umowy. Umowa niniejsza stanowi udokumentowane polecenie Administratora, o którym mowa w art. 28 ust. 3 lit. a) RODO.

31. Przetwarzający może przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu określonym w niniejszym paragrafie oraz w zakresie i celu świadczenia Usług określonych w Umowie.

a)      cele przetwarzania: wykonanie Umowy

b)     kategorie osób: osoby, których dane są przetwarzane w ramach prowadzonej przez Administratora działalności wynikającej z Umowy (pracownicy Klienta)

c)      rodzaje danych: dane osobowe zwykłe niezbędne do wykonania Umowy

d)     czas trwania przetwarzania: okres obowiązywania Umowy

e)      obszar przetwarzania: EOG

f)        technologia: przetwarzanie odbywa się przy wykorzystaniu systemów informatycznych. Administrator przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że system będzie posadowiony na infrastrukturze homecloud.pl w formule serwera dedykowanego, a koszty utrzymania ponosi ER2.

32. Obowiązki Przetwarzającego (ER2):

a)      przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora oraz na podstawie Umowy, chyba że obowiązek taki nałoży na niego obowiązujące prawo

b)     nadać upoważnienia do przetwarzania danych wszystkim osobom zaangażowanym w realizację Umowy oraz zapewnić, by osoby te zobowiązały się do zachowania tajemnicy

c)      pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w rozdziale III RODO (prawa osób, których dane dotyczą) oraz w art. 32-36 RODO (bezpieczeństwo, naruszenia, DPIA)

d)     po zakończeniu Umowy, Przetwarzający zwróci lub zniszczy (w sposób i terminie ustalonym z Administratorem) wszelkie powierzone dane, chyba że przepisy prawa nakazują ich przechowywanie

e)      niezwłocznie informować Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie stanowi naruszenie RODO

f)        zapewniać wystarczające środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO

g)      współpracować na żądanie z organem nadzorczym

h)      zgłaszanie naruszeń: po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, Przetwarzający, bez zbędnej zwłoki, jednak w miarę możliwości nie później niż w ciągu 48 godzin od wykrycia naruszenia, zgłasza je Administratorowi. Przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich naruszeń

i)        transfer poza EOG: Przetwarzający nie będzie przekazywał (transferował) danych osobowych do państwa trzeciego, które znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

33. Całkowita i łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Przetwarzającego wobec Administratora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym z tytułu niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych, ograniczona jest wyłącznie do udokumentowanej szkody rzeczywistej Administratora (z wyłączeniem w całości utraconych korzyści) oraz ograniczona jest do kwoty opłat z ostatnich 12 miesięcy, wniesionych przez Administratora na rzecz Przetwarzającego z tytułu Umowy.

34. Wszelkie zawiadomienia lub inna korespondencja dokonywana pomiędzy Stronami na podstawie Umowy, będą uznane za skutecznie doręczone, jeżeli zostaną dokonane drogą elektroniczną na adresy e-mail wskazane w komparycji Umowy.

35. Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania Umowy, po bezskutecznej próbie polubownego rozwiązania, zostaną poddane rozstrzygnięciu sądowi właściwemu dla siedziby ER2.

36. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.